Le guide ultime du recrutement de chatbots : comment maximiser votre efficacité en matière de recrutement

À mesure que le monde se numérise de plus en plus, l’utilisation de chatbots dans le recrutement est devenue une tendance populaire. Ces outils automatisés peuvent aider à rationaliser le processus de recrutement, à gagner du temps et à améliorer l'expérience des candidats . Cependant, avec autant d’options disponibles, il peut être difficile de savoir quel chatbot convient le mieux à votre organisation.

Dans ce guide complet, nous explorerons les avantages de l'utilisation d'un chatbot de recrutement, les différents types de chatbots de recrutement disponibles et comment les mettre en œuvre efficacement dans votre processus de recrutement . À la fin de ce guide, vous aurez une solide compréhension de la façon de tirer parti des chatbots de recrutement pour maximiser l'efficacité de votre recrutement.

Qu’est-ce qu’un chatbot de recrutement ?

Un chatbot de recrutement est un système automatisé utilisé dans les RH pour aider à mener à bien le processus de recrutement  en accomplissant diverses tâches administratives telles que la planification d'entretiens, la collecte d'informations de sélection, la recherche de candidats et la réponse à leurs questions. Le chatbot fonctionne grâce à des réponses préprogrammées via l'intelligence artificielle, sans opérateur humain. Grâce à l'apprentissage automatique et au traitement du langage naturel, un chatbot de recrutement peut agir comme un agent conversationnel, répondant aux questions des candidats et les aidant tout au long du processus de candidature, ainsi que diverses autres tâches effectuées au sein du service des ressources humaines.

Pour quelles tâches un chatbot de recrutement peut-il vous aider ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, un chatbot de recrutement peut aider à réaliser diverses tâches incluses dans le processus d'embauche qui prendraient beaucoup de temps à accomplir par un recruteur humain, réduisant ainsi le temps global d'embauche . Les plus importants d’entre eux comprennent :

(Pré)sélection des candidats

Alimenté par l'IA, un chatbot de recrutement peut collecter des informations de base sur les candidats comme les coordonnées, les CV et les lettres de motivation et les sélectionner en fonction de leurs candidatures et en discutant avec eux (expérience professionnelle, qualifications, compétences, attentes, etc.). Sur la base des informations collectées, il peut créer une liste restreinte de candidats de qualité supérieure qui sont ensuite présentés au recruteur humain.

Les chatbots de recrutement peuvent également  éliminer les préjugés inconscients lors de la présélection des candidats, en traitant tous les candidats de la même manière et en les filtrant en fonction de leurs qualifications et de leur expérience plutôt que de leur démographie ou d'autres caractéristiques non pertinentes.

Répondre aux FAQ

Au cours du processus d'embauche, les candidats auront forcément des questions concernant la description de poste, le salaire, les avantages sociaux ou le processus de candidature lui-même, et c'est quelque chose d'attendu et d'inévitable. Il est donc important que le recruteur y réponde correctement et rapidement pour entretenir une bonne relation avec les candidats et les inciter à poursuivre leur candidature. Comme cela peut prendre beaucoup de temps précieux, la capacité du chatbot à répondre aux questions rapidement et efficacement est certainement l'une des plus utiles.

De plus, un chatbot peut être disponible 24h/24 et 7j/7, ce qui signifie que les candidats peuvent interagir avec lui à toute heure du jour ou de la nuit. Cela peut être particulièrement utile pour les candidats qui sont occupés pendant les heures normales de bureau.

Engagement des candidats

Un chatbot peut être programmé pour poser aux candidats des questions spécifiques sur leurs compétences, leur expérience et leurs objectifs de carrière. Cela peut contribuer à offrir une expérience plus personnalisée aux candidats et à les inciter à se sentir plus impliqués dans le processus. Il peut également être utilisé pour accueillir des candidats potentiels sur votre site carrière , les remercier d'avoir postulé, les tenir informés de l'état de leur candidature et les informer des offres d'emploi potentielles ou des ouvertures dans le futur.

Planification des entretiens

Planifier des entretiens avec chaque candidat individuellement et fixer un moment qui convienne aux deux parties peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsqu'il s'agit d'un grand nombre de candidats. Heureusement, un robot de recrutement peut facilement vérifier la disponibilité de votre calendrier et planifier automatiquement des entretiens, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des choses plus importantes.

Recherche de candidats

Les chatbots peuvent également aider à trouver de nouveaux talents pour un poste en fonction des qualifications requises. Le chatbot peut cibler les demandeurs d’emploi passifs qui ne recherchent pas activement un nouvel emploi mais qui correspondent aux qualifications requises. Cela peut être fait plus efficacement en intégrant votre chatbot à des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn ou Twitter pour aider à identifier les candidats potentiels qui répondent aux qualifications pour un emploi.

En outre, un chatbot peut être programmé pour rechercher dans les bases de données de candidats afin d'identifier les candidats qualifiés ou d'interagir avec le vivier de talents existant - des candidats qui ont déjà postulé à un emploi ou exprimé leur intérêt à travailler pour votre entreprise. Cela peut aider à garder les candidats engagés et intéressés par les futures offres d'emploi.

Les avantages de l’utilisation des chatbots en recrutement

Il est clair qu'un chatbot de recrutement offre un certain nombre d'avantages à une organisation cherchant à rationaliser son processus de recrutement, car il peut rendre l'ensemble du processus plus facile à la fois pour le demandeur d'emploi et pour vous en tant que recruteur. Compte tenu de toutes les tâches qu’un chatbot est capable d’effectuer efficacement, il est facile de souligner les plus grands avantages de son utilisation dans votre processus de recrutement :

Gain de temps : étant donné qu'un chatbot peut automatiser de nombreuses tâches répétitives et chronophages impliquées dans le recrutement, telles que la sélection des candidats, l'organisation des entretiens et la réponse aux questions, cela peut libérer du temps pour les professionnels des RH et les recruteurs qui peuvent se concentrer davantage sur l'établissement de relations avec les candidats et élaborer la stratégie de recrutement , réduisant ainsi le temps d'embauche d'une personne.

Expérience candidat améliorée : un chatbot de recrutement peut fournir des réponses instantanées aux requêtes des candidats, réduisant ainsi le temps nécessaire pour qu'ils reçoivent des informations sur une opportunité d'emploi. En outre, il peut interagir avec eux par d’autres moyens et les aider à franchir le processus de candidature. Cela peut créer une expérience plus positive pour les candidats et accroître leur engagement envers votre entreprise.    

Efficacité accrue : en automatisant les tâches répétitives et en gérant plusieurs conversations simultanément, un chatbot peut aider votre entreprise à rationaliser le processus de recrutement et à réduire le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants.

Défis potentiels liés à l’utilisation d’un chatbot de recrutement

Même si les chatbots de recrutement contribuent de manière significative au processus de recrutement et permettent aux recruteurs de déléguer certaines tâches et de se concentrer davantage sur le côté « humain » du travail, il existe certains défis à relever lors de l'utilisation de la technologie de l'IA et plus particulièrement de l'IA conversationnelle pour interagir avec des candidats potentiels.

Manque de perception humaine

Utiliser un chatbot présente évidemment quelques inconvénients, dont la plupart sont liés à son manque de sensibilité humaine. Contrairement aux recruteurs humains, les chatbots ne peuvent pas juger efficacement les qualités de personnalité, l'adéquation à la culture et l'éthique de travail, qui sont toutes des considérations cruciales pour déterminer si un candidat est la bonne personne pour l'organisation et le rôle.

Par exemple, cela pourrait conduire à ce que des candidats qui correspondent bien à la description de poste soient ignorés si leurs années d'expérience ne correspondent pas tout à fait aux exigences. Peut-être que le chatbot inclura dans sa sélection des meilleurs prospects des candidats qui ne respecteront pas les principes de base de l'entreprise. En résumé, même si un chatbot de recrutement peut automatiser certains aspects du processus de recrutement, il ne peut pas remplacer entièrement le rôle d’une vraie personne dans le recrutement.

Interprétation linguistique

La façon dont les gens envoient des SMS, utilisent des émoticônes et répondent en utilisant des abréviations et de l'argot n'est pas standardisée, malgré les options de personnalisation dont disposent aujourd'hui les chatbots. La parole humaine étant imprévisible, il est difficile de programmer un chatbot pour anticiper ce que quelqu'un répondrait et comment.

La façon dont les candidats réagissent lorsqu’ils sont accueillis par un chatbot lors des phases préliminaires d’embauche est un autre problème sur lequel les chatbots ont peu ou pas de contrôle. Comme chacun a son propre « argot » lorsqu'il parle, tape ou envoie des SMS, un robot peut manquer ces distinctions et nuances infimes, ce qui entraîne des réponses non pertinentes ou inexactes qui peuvent frustrer les candidats.

Selon les recherches, les utilisateurs vivent généralement une expérience positive en interagissant avec un chatbot, mais il n’existe aucun moyen de prédire s’ils se sentiront à l’aise avec un chatbot et lui feront confiance. Quelle que soit la sophistication de leur IA, les chatbots restent inefficaces pour détecter les sentiments et les commentaires émotionnels des candidats, pour l'instant...

Qu’il s’agisse du manque de contact humain ou des difficultés de communication, avec suffisamment de temps et d’informations, presque tous ces problèmes peuvent être résolus. Un chatbot peut répondre à de futures demandes de ce type avec plus de précision à mesure que vous lui fournissez de données. En conséquence, les chatbots finissent par devenir plus complets et plus humains, même s’ils commencent souvent par simplement présenter quelques options ou questions auxquelles répondre.

Comment choisir le chatbot de recrutement qui vous convient ?

Lors du choix d'un chatbot de recrutement, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs pour garantir que vous sélectionnez celui qui convient le mieux aux besoins spécifiques de votre organisation. En voici quelques-uns à prendre en compte afin de choisir le chatbot de recrutement qui vous convient :

Vos exigences : Commencez par définir ce que vous attendez du chatbot. Identifiez les tâches spécifiques que vous souhaitez que le chatbot gère, telles que la sélection des candidats, la planification d'entretiens ou la réponse aux questions courantes sur votre organisation ou le processus de candidature.

Personnalisation : recherchez un chatbot qui peut être personnalisé pour refléter votre marque  et les valeurs de votre organisation. Un chatbot qui peut être personnalisé avec les valeurs de la marque et le message de votre entreprise peut aider à créer une image de marque cohérente et à améliorer l' expérience des candidats .

Facilité d'intégration : recherchez un chatbot qui s'intègre facilement à vos outils et plateformes RH existants, tels que votre ATS , votre site de carrière ou vos canaux de réseaux sociaux. L'intégration avec vos systèmes existants peut vous aider à rationaliser votre processus de recrutement et à faciliter la gestion des données sur les candidats.

Expérience Candidat : ​​Comment le chatbot interagit-il avec les candidats ? Est-il facile à utiliser et à comprendre ? Un chatbot convivial et fournissant des instructions claires peut contribuer à créer une expérience positive pour les candidats, ce qui peut accroître leur engagement et améliorer la perception du processus de recrutement de votre entreprise.

Sécurité : Assurez-vous que le chatbot est sécurisé et conforme aux réglementations sur la confidentialité des données telles que le RGPD ou le CCPA. Recherchez des chatbots qui utilisent un cryptage sécurisé des données, qui ont mis en place des politiques de conservation des données et qui peuvent être audités pour garantir leur conformité.

Évolutivité : envisagez un chatbot qui peut évoluer à mesure que vos besoins en recrutement augmentent. Un chatbot capable de gérer un nombre croissant de candidats, d'automatiser davantage de tâches et de s'intégrer à davantage d'outils de recrutement peut vous aider à gérer un volume élevé de candidats et à améliorer l'efficacité du recrutement.

Analytics : recherchez un chatbot qui fournit des fonctionnalités d'analyse de données et de reporting. Un chatbot capable de suivre les interactions des candidats, de mesurer leur engagement et de fournir des informations sur les performances de recrutement peut vous aider à prendre des décisions basées sur les données et à optimiser votre processus de recrutement.

Support : Tenez compte du niveau de support fourni par le fournisseur de chatbot. Recherchez un fournisseur qui offre une assistance complète, telle que l'intégration, la formation et une assistance technique continue, pour garantir que votre chatbot fonctionne correctement.

Avec Apatheia, nous étudions touts les points ci-dessus. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette partie allez voir notre page web ICI

Comment mettre en œuvre des chatbots dans votre processus de recrutement ?

Une fois que vous avez choisi votre chatbot, il est temps de l'implémenter dans votre processus de recrutement. Heureusement, avec les bonnes directives, cela peut être un processus assez simple. Voici quelques étapes pour faciliter la mise en œuvre d’un chatbot de recrutement :

Intégrez le chatbot : La première étape après avoir choisi le chatbot qui vous convient est de l'intégrer dans votre processus de recrutement. Cela peut impliquer de travailler avec votre équipe RH ou votre service informatique pour garantir que le chatbot est correctement configuré et intégré à vos systèmes existants. Vous pouvez intégrer le chatbot à votre plateforme de recrutement ou à un système de suivi des candidats que vous utilisez, au site Web de votre entreprise, à vos pages de réseaux sociaux ou à vos sites d'emploi. Assurez-vous également que le chatbot soit facilement accessible aux candidats.

Formez votre chatbot et votre équipe : Formez le chatbot à reconnaître différents types d'entrées et à fournir des réponses appropriées. Testez le chatbot pour vous assurer qu'il peut gérer différents scénarios et fournir des informations précises aux candidats. Votre équipe RH doit également être formée à l’utilisation efficace du chatbot. Cela peut impliquer des sessions de formation, des didacticiels en ligne ou d’autres ressources pour les aider à se mettre à jour.

Surveiller et optimiser : Surveillez les performances du chatbot et analysez ses données pour optimiser ses flux de travail et améliorer sa précision au fil du temps. Recueillez les commentaires des candidats pour comprendre leur expérience avec le chatbot et apporter les améliorations nécessaires. Gardez à l’esprit que les chatbots de recrutement s’appuient sur l’apprentissage automatique pour améliorer constamment leurs performances et offrir des expériences plus précises, personnalisées et efficaces aux candidats tout en rationalisant le processus de recrutement pour les employeurs. Cela signifie simplement qu’un chatbot continuera de s’améliorer avec le temps.

Que pensent les gens du recrutement de chatbots ?

Jetons un coup d'œil à l'expérience réelle des demandeurs d'emploi en matière de recrutement par chatbot.

Selon une enquête d'Allegis Global Solutions, 58 % des demandeurs d'emploi ont déclaré qu'ils étaient à l'aise pour interagir avec les chatbots pendant le processus de candidature à un emploi.

Une étude réalisée par Kelly Services a révélé que 69 % des demandeurs d'emploi conviennent que les chatbots pourraient être utiles pour répondre à leurs questions sur les offres d'emploi et les exigences.

Une enquête réalisée par Uberall a révélé que 80 % des personnes ayant interagi avec des chatbots ont rapporté une expérience positive.

En outre, une étude récente a montré que l'utilisation d'un chatbot de recrutement sur votre site de carrière conduit à 95 % de demandeurs d'emploi supplémentaires qui deviennent des prospects, à 40 % de demandeurs d'emploi supplémentaires qui remplissent une candidature et à 13 % supplémentaires qui cliquent sur le bouton « Postuler » sur une demande d'emploi.

Cependant, une étude de Jobvite a révélé que 33 % des demandeurs d'emploi ont déclaré qu'ils ne postuleraient pas dans une entreprise qui utilise des chatbots de recrutement, citant des inquiétudes concernant la nature impersonnelle du processus et le potentiel de biais .

Dans l’ensemble, ces enquêtes suggèrent que même si certains demandeurs d’emploi se sentent à l’aise et préfèrent même interagir avec les chatbots pendant le processus de candidature, une partie importante des candidats ont encore des réserves quant à la technologie. Il est important que les employeurs soient transparents et fournissent un soutien humain adéquat pour garantir une expérience positive et équitable à tous les candidats.

Pour améliorer encore l'expérience des candidats , vous pouvez donner à votre chatbot une personnalité en phase avec les valeurs et la marque de votre entreprise et qui représente avec succès la culture de l'entreprise . Par exemple, donner un nom à votre bot et utiliser un ton de communication plus détendu peut encourager les candidats à interagir avec le bot, car cela semblera plus naturel et ressemblera beaucoup plus à une interaction humaine.

Que dois-je retenir de ce guide ?

Nous espérons que ce guide vous a fourni des informations précieuses et amélioré votre compréhension de la technologie des chatbots et de la manière dont vous pouvez l'exploiter dans votre stratégie de recrutement pour prendre de meilleures décisions d'embauche et créer une marque employeur forte .

Comme nous l'avons vu dans ce guide, divers facteurs doivent être pris en compte lorsque vous décidez de mettre en œuvre un chatbot de recrutement dans votre organisation. De la définition de vos objectifs et du choix de la bonne plateforme jusqu'à la conception de la personnalité de votre chatbot et l'assurance de sa fonctionnalité, chaque étape est cruciale pour le succès de votre stratégie de recrutement . Mais avec la bonne approche, les chatbots peuvent transformer la façon dont vous vous connectez avec les candidats et constituez votre équipe.

Bref, les chatbots de recrutement changent la donne en matière d’embauche. Ils offrent de nombreux avantages et leur sophistication ne fera qu’augmenter à l’avenir. Les entreprises qui investissent aujourd’hui dans la technologie des chatbots seront bien placées pour garder une longueur d’avance et attirer les meilleurs talents sur un marché des talents de plus en plus concurrentiel. N'hésitez donc pas à explorer cette technologie passionnante et commencez dès aujourd'hui à créer une meilleure expérience de recrutement.